Plataforma personalizada para registro e atualização do status das atividades, agendamento de demandas e envio de notificações

Mapeamento do sistema | Priorização | Teste de usabilidade
🎯 Gerenciar entrada de demandas
🎯 Gerenciar número cidades e quadros
🎯 Metrificar processos pendentes, em andamento e concluídos
🎯 Atualizar processos e enviar notificação em tempo real

DURAÇÃO

2 mês

FERRAMENTAS

Figma, Figjam

RESPONSABILIDADE

Realizar workshop e research com as proprietárias da Gabô, mapear processos e funcionalidades, jornada do usuário, wireframing e prototipação.

Contexto da empresa

  • A Gabô é uma Assessoria Patrimonial Histórico Cultural.
  • Seus clientes são órgão públicos, como as prefeituras de cidades.
  • Seus serviços são organizados por quadros de: gestão, investimentos, inventários, tombamentos, registro, laudos, salvaguarda e educação patrimonial.

O problema

Gerenciamento e organização das demandas por cidade e quadro.

A empresa organizava as demandas por meio de oito planilhas no Excel.

Cada planilha era referente a um quadro, citado no tópico anterior, e dentro de cada quadro existiam as cidades e suas demandas.

O objetivo

Mostrar, de forma centralizada, quais quadros cada cidade possui e o status de cada demanda e mostrar o número de cidades por quadro e o status total de cada quadro.

  • Centralizar informações relevantes como: percentual de cidades e quadros concluídos, em andamento e pendente
  • Informar quantas cidades estão em cada quadro
  • Informar quantos quadros a cidade possui
  • Mostrar o status e percentual das cidades, quadros e demandas
  • Gerenciar os responsáveis por cidade e quadro

Entrevista

Compreender as dores e necessidades da empresa

Realizamos a entrevista apenas com as responsáveis da empresa, pelo fato do problema ser de gestão e organização interna.

  1. Fizemos uma matriz de hipóteses
  2. Questionamentos pessoais (aleatórios com base no objetivo)
  3. Desenvolvimento das perguntas
  4. A entrevista foi realizada de forma remota (Google Meet)

PERGUNTAS E RESPOSTAS:

  1. Qual tipo de serviço vocês prestam?
    • Acessório para as prefeituras referente a Património cultural em geral.
  2. Como vocês fazem o registro das atividades hoje?
    • Informações chegam descentralizadas. Sabemos o que precisa chegar, mas às vezes a gente esquece que já cobrou ou se cobrou.
  3. Quais informações são necessárias para que uma atividade dê início?
    • Segue um esqueleto de documentos (compila, estrutura a documentação e envia para o órgão responsável para gerar pontuação). Existe esse padrão por quadro mas não existe um padrão de todos os quadros.
  4. Quais status vocês utilizam em uma atividade?
    • R. Pintamos a célula da planilha de vermelho quando não temos nada, de amarelo quando temos alguma coisa, de verde quando está com a documentação pronta e de azul quando podemos mandar para impressão.
  5. É possível prever um roadmap de uma atividade?
    • Sim, tem um esqueleto que seguimos.
  6. Hoje, vocês possuem um processo/jornada estabelecida para registrar e acompanhar uma atividades?
    • Sim, fechou o contrato e a gente já senta na cidade para ver o que eles estão dispostos a fazer.
  7. Quais são seus medos, frustrações e ansiedades?
    • O que dá mais tensão na gente é não saber onde está pisando ou não controlar a situação. Não temos noção do que está acontecendo em cada cidade é o que dá medo.
  8. Quais são suas vontades, necessidades e sonhos?
    • Queria ter uma visão geral do que tem e não tem! É o mais importante. Por ai eu preciso, por exemplo: preciso ter noção do que já chegou para eu produzir, o que já chegou e que já está pronto (por cidade e por quadro)

Affinity mapping

Agrupar descobertas semelhantes para identificar padrões e tendências nos dados

Isso me permitiu desenvolver descobertas importantes para melhorar a jornada de trabalho da Gabô ao registrar novas cidades e tornar o processo das demandas mais fluido e centralizado.

Insights das entrevistas

Estas foram algumas das principais conclusões

Muito documentação = desordem e esquece o que já foi feito ou não

Temos todas as informações que precisamos para seguir com a atividade

Não existe um padrão de todos os quadros

Tem medo de não ter controle da situação

Ter campos editáveis, mesmo de uma atividade já estiver em andamento

Tem medo de não ter controle da situação

Quero ter a noção do que já chegou para produzir e o que chegou que está pronto

Precisa registrar somente se tenho ou não o material ou informação da atividade

How Might We

A partir dos insights gerados, realizamos uma sessão de How Might We criando questionamentos com o objetivo de gerar possíveis soluções.

Estabelecendo os questionamentos, iniciamos a fase de ideação seguida de um Dot Voting (Total de participantes: 4, Votos por pessoa: 3). Abaixo você pode ver o questionamento e a ideia mais votada:

Como podemos centralizar em um só lugar as informações que temos ou não?

Data grid com percentual do quadro e cidade e relacionado ao TIPO de documento de cada quadro.

Como podemos organizar e criar uma lógica para todos os quadros?

Selecionar cidade-> definir quadros necessários para a cidade-> postar atividade.

Como podemos editar uma atividade no meio de um projeto em andamento sem afetar o objetivo final?

Quando ocorrer uma edição de uma atividade, essa alteração fica registrada (histórico de alterações).

Como podemos informar as etapas que foram feitas e que serão realizadas?

Através de 3 cores:
Vermelho = Sem documentação;
Amarelo = Documentação Recebida;
Verde = Documentação Inserida

Como podemos controlar o status de cada projeto?

Dashboard utilizando gráficos/imagens/diagramas que seja intuitivo para identificar andamento dos quadros, cidades e prazos.

Como podemos classificar a hierarquia das páginas de cidades e quadros?

Visualização macro: ver todas as cidade e todos os quadros (qual já está pronto e qual não está pronto)

Como podemos agendar cobranças relacionadas a documentação não enviada pela prefeitura?

Registrar o prazo máximo de recebimento da documentação pela prefeitura, por meio de um calendário.

Priorização (MoSCoW)

Posicionar as ideias de acordo com o que TEM QUE TER, SE POSSÍVEL, PODERIA TER e NÃO VAI TER

O foco deste caso de estudo é desenvolver uma plataforma que ofereça para a empresa um acompanhamento personalizado e em tempo real do andamento e status das cidades e quadros.

Segue abaixo a divisão que fizemos:

MUST HAVE (TEM QUE TER)

  • Agenda linkada para receber as notificações para lembrar de cobrar e que um trabalho foi adicionado
  • Lógica de padrão para todos os quadros
  • Editar ações ao longo do processo e registrar em um histórico
  • Visualizar o status do processo por meio de cores chamativas
  • Gerenciar prazo de cobrança para as prefeituras
  • Hierarquia das páginas de cidades e quadros (Breadcrumb)

SHOULD HAVE (SE POSSÍVEL)

  • Aba contratos, atestados capacidade técnica e outros arquivos
  • Adicionar novos usuários
  • Botão de ativar ou desativar uma cidade

COULD HAVE (PODERIA TER)

  • Lista de tarefas ou bloco de notas
  • Aba de gerenciamento de Notas fiscais

WON'T HAVE (NÃO VAI TER)

  • Upload de arquivos

Wireframes

O processo de experimentação das telas começa no papel!

Para a plataforma da Gabô planejei um menu de quatro entradas:
Homepage (Dashboard) • Cidades por status • Nº total de cidades • Quadros por status • Notas • Agendamentos (lembretes)
Calendário
• Calendário mensal e semanal
• Lembretes por status
Cidades
• Botão adicionar cidade
• Dropdown filtro de responsáveis
• Dropdown ordem de percentual
• Barra de busca
• Datagrid de cidades
Cidades (Popup add nova cidade)
• Nome da cidade
• Checkbox dos quadros necessários para a cidade
Quadros (data grid)
• Barra de busca
• Lista de cidades cadastradas
Quadro especifico
• Nome do quadro
• Percentual do quadro
• Dropdown filtro de responsáveis
• Dropdown ordem de percentual
• Data grid de cidades

Antes

Organização da empresa utilizando planilhas no Excel

As documentações dos quadros ficavam disposta na primeira coluna da planilha e as cidades ficavam na primeira linha.
Cada planilha exigia documentações específicas, dessa forma não existia um padrão entre elas. Além disso, não existia automação de processos, era tudo manual.

Abaixo, estão os prints das planilhas que a Gabô utiliza para organizar suas demandas:
Q1A
Q1B
Q2A
Q2B
Q2C
Q3A
Q3B
11111

Depois

Protótipo final

Login

Só quem terá acesso à plataforma são as proprietárias da empresa. Quando entregamos o projeto, já realizamos os dois cadastros necessários e encaminhamos o email e a senha.

Caso uma das proprietárias esquecer a senha, foi criada uma página de recuperação de senha. Nela pede o email cadastrado e apertando no botão “enviar senha”, um email é enviado com a nova senha.

Homepage (Dashboard)

Tela responsável por centralizar todas as informações/dados de quadros, cidades e cobranças:

1. Cidade por status (Gráfico pizza)
 • Concluídas (Verde)
• Em andamento (Amarelo)
• Pendentes (Vermelho)
2. Comentários de colaboradores
 • Nº total de cidades
• Percentual de cada cidade
3. Quadros
 • Percentual total de cada quadro
4. Notas
 • Anotações deixada pela responsável
5. Lembretes
 • Cobranças agendadas

Calendário

Esta tela tem a função de registrar e notificar cobranças aos administradores da Gabô.

• Para adicionar uma cobrança basta clicar em uma célula em branco
• Ao lado, você pode ver as cobranças registradas e seu nível de importância.
1. Cidade por status (Gráfico pizza)
 2. Comentários de colaboradores
 • Título da cobrança
• Responsável
• Dropdown para programar notificações
• Nome da cidade
• Quadro referente
• Contato da prefeitura (email e cel.)
• Descrição da cobrança
• Importância da cobrança por status (Urgente, concluído, atenção ou default)

Cidades

Por meio de um data grid, esta tela mostra todas as cidades que estão com um serviço em andamento, pendente ou concluído.

1. Botão de adicionar cidade
 2. Filtro por responsável e ordem de percentual
 3. Data gride das cidades
 • Nome da cidade
• Data de criação
• Responsável
• Percentual da cidade
• Status

Quando clicamos em uma cidade no datagrid a cima o usuário é direcionada para o perfil da cidade.

  1. A tela mostra todos os quadros que a cidade possui, o responsável por cada quadro, o percentual que foi realizado e o status do quadro.
  2. Percentual total da cidade (progress bar)
  3. Histórico de ações
    1. Toda modificação que as administradoras fizerem nos quadros da cidade, irá aparecer uma notificação.
Selecionando um dos quadros que pertencem a cidade, o usuário é direcionado para um tela que estão as etapas e as documentações referentes ao quadro:
  1. Etapas do quadro;
  2. Documentações da etapa;
  3. As tabs que estão ao lado da documentação servem para indicar o status (pendente, em andamento ou concluído).

Quadros

Separar quadros e cidades foi uma exigência da Gabô. Pois elas gostariam de ver quantas cidades tinha o mesmo quadro e quanto faltava para completar o quadro em todas as cidades.

Dessa forma, criamos um data grid com os 8 quadros que mostram as seguintes informações:
1. Data grid de quadros
 • Nome de cada quadro
• Percentual total do quadro
• Nº de cidades
• Quadros concluídos por cidade
• Quadros em andamento por cidade

Quando um dos quadros é clicado, nos direcionamos para uma tela com as seguintes informações:

1. Nome do quadro
 2. Barra de progresso do quadro por todas as cidades
 3. Datagride das cidades que possuem o quadro
 • Nome da cidade
• Data de criação
• Responsável
• Percentual da cidade
• Status

Conclusão

Entrega da plataforma

Nosso maior desafio foi compreender o modelo de negócio da Gabô. Transformar oito planilhas, que não possuíam um padrão lógico, em uma plataforma automatizada não foi fácil.
Ao iniciar os testes de usabilidade as responsáveis pela empresa abriram os olhos e viram que as planilhas não iriam durar muito tempo. Pois o volume de cidades estavam aumentando e consequentemente o Excel não iria suportar mais…
A automação de processos é primordial para uma rotina de trabalho saudável, principalmente quando o volume das demandas são altas.

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Plataforma corporativa de saúde e bem-estar para colaboradores de empresas.

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