Simplificando a Operação do Serviço de Gestão de Patrimônio Cultural
PAPEL & CONTRIBUIÇÃO
Como product designer, liderei o processo de Research, UX e UI para criar uma plataforma interna de gerenciamento de demandas. Minha contribuição incluiu o discovery de ponta a ponta, a experiência e interface do usuário, trabalhando em estreita colaboração com as proprietárias da empresa para garantir que a solução atendesse às suas necessidades de negócio e fluxo de trabalho.
O Desafio
A Gabô Assessoria Patrimonial, que presta serviços a prefeituras, enfrentava um grande desafio de gestão e organização.
O controle das demandas e atividades de cada projeto era feito manualmente, distribuído em oito planilhas de Excel separadas, uma para cada tipo de serviço. Gerando:
- Falta de Visão Geral: Não tinham uma visão centralizada do progresso de projetos, o que causava medo e ansiedade por não saberem o “que estava acontecendo em cada cidade”.
- Processo Descentralizado: A comunicação e o registro das atividades eram desorganizados, resultando em retrabalho e esquecimento de cobranças e prazos importantes.
- Inviabilidade de Escala: A metodologia manual com as planilhas de Excel não era escalável, especialmente com o aumento do volume de projetos e cidades.
O Objetivo
Oferecesse uma visão centralizada e em tempo real do status de todas as demandas.
O Processo de Design: Minha Abordagem
1. Pesquisa e Descoberta
Minha abordagem foi focada em pesquisa e validação para garantir que a solução não apenas resolvesse a dor imediata, mas também oferecesse valor estratégico a longo prazo.
Comecei com um workshop e entrevistas com as proprietárias da Gabô para entender profundamente suas dores, frustrações e o fluxo de trabalho atual. A pesquisa revelou insights cruciais:
- Frustração com o Descontrole: A maior dor era a falta de controle e a sensação de que informações importantes poderiam ser perdidas.
- Padrão Inexistente: As planilhas não seguiam um padrão lógico, dificultando o acompanhamento de projetos com múltiplos quadros de serviço.
- Necessidade de Visão Macro: A principal vontade era ter uma “visão geral do que tem e não tem”, com a capacidade de filtrar por cidade e por quadro.
2. Ideação e Solução
Com os insights em mãos, realizei uma sessão de How Might We (Como Poderíamos) e Dot Voting para gerar e priorizar ideias. As principais perguntas e ideias que surgiram foram:
- Como podemos centralizar as informações? Uma solução foi a criação de um data grid com percentuais de progresso para quadros e cidades.
- Como podemos organizar os quadros? A resposta foi uma jornada do usuário lógica: “selecionar cidade > definir quadros > postar atividade”.
- Como podemos controlar o status dos projetos? A ideia mais votada foi um dashboard com gráficos e diagramas intuitivos, usando cores para indicar o status de cada atividade.
3. Prototipagem e Testes
Iniciei o processo de prototipagem com wireframes em papel para rapidamente experimentar diferentes layouts e fluxos de navegação (Homepage, Cidades, Quadros, Calendário). Isso permitiu iterar rapidamente antes de partir para a prototipagem digital no Figma.
Embora o projeto tenha sido uma solução interna, realizei testes de usabilidade informais com as proprietárias da Gabô, solicitando feedback sobre a navegação e a clareza das telas. O feedback foi crucial para aprimorar a arquitetura da informação e aprimorar a usabilidade geral da plataforma.
Embora o projeto tenha sido uma solução interna, realizei testes de usabilidade informais com as proprietárias da Gabô, solicitando feedback sobre a navegação e a clareza das telas. O feedback foi crucial para aprimorar a arquitetura da informação e aprimorar a usabilidade geral da plataforma.
4. Solução e Entregas
A solução final é um protótipo de alta fidelidade de uma plataforma automatizada, que centraliza todas as informações e automatiza processos que antes eram manuais.
Dashboard (Homepage): Oferece uma visão macro e intuitiva. Um gráfico de pizza mostra o status das cidades (concluídas, em andamento, pendentes), e gráficos de barra mostram o progresso de cada quadro. A página também exibe lembretes de cobranças agendadas e notas importantes.
- Por que é importante? Responde diretamente ao problema de “não ter noção do que está acontecendo”, oferecendo uma visão geral imediata.
- Página de Cidades: Funciona como um painel de controle individual. Um data grid lista todas as cidades e seus respectivos status, e ao clicar em uma delas, é possível visualizar os quadros associados e seu progresso detalhado.
- Por que é importante? Centraliza as informações de cada projeto, mostrando o progresso em tempo real e permitindo acesso rápido às informações.
- Página de Quadros: Permite uma visão horizontal do progresso. É possível ver a evolução de um quadro específico (ex: “Tombamentos”) em todas as cidades em que ele está ativo.
- Por que é importante? Atende à necessidade de controle, mostrando o progresso de cada tipo de serviço em todas as cidades, facilitando a gestão por projeto.
Métricas e Resultados
Embora o projeto não tenha sido implementado com métricas de negócio tradicionais, o sucesso foi medido pela capacidade de resolver a dor de negócio e usabilidade das proprietárias.
- Métricas de Usabilidade: O protótipo validou a hipótese de que a plataforma seria mais eficiente e intuitiva do que as planilhas, reduzindo o tempo para encontrar informações e acompanhar o status das demandas.
- Foco em Resultados: A solução entregue transformou um processo manual e propensos a erros em um fluxo de trabalho claro e centralizado, liberando as proprietárias de tarefas operacionais para se concentrarem em atividades mais estratégicas do negócio.
Aprendizados e Próximos Passos
O maior desafio foi mergulhar e compreender profundamente o modelo de negócio da Gabô e traduzir um processo manual e sem padrão lógico em um sistema coeso.
A reflexão final é que a automação e a centralização são essenciais para empresas que gerenciam um alto volume de demandas. Se eu tivesse mais tempo, aprofundaria a pesquisa de usabilidade com mais colaboradores, além das proprietárias, para validar a interface e o fluxo para diferentes perfis de usuários. Isso me permitiria refinar ainda mais a jornada e garantir a escalabilidade da plataforma.
